Desarrollo e implantación de una aplicación para la tramitación de expedientes en W4. Implantación de la herramienta BPM W4 para la tramitación de Expedientes Digitales y definición de procedimientos administrativos
04-06-2008
- Altran CIS (Administración Pública)
Desarrollo e implantación de una aplicación para la tramitación de expedientes en W4. Implantación de la herramienta BPM W4 para la tramitación de Expedientes Digitales y definición de procedimientos administrativos
DescripciónActualmente el Ayuntamiento de Mataró disponía de una herramienta de workflow, en la que están implementados tres procesos administrativos:
• Registro de decretos.
• Tramitación de expedientes de licencias de obras.
• Tramitación de expedientes de licencias de actividades.
El problema con el que se encuentra la administración local de Mataró es la versión tecnológicamente obsoleta de dicha herramienta, la cual dista de las funcionalidades deseadas y necesarias para la apuesta tecnológica que esta realizando el departamento informático de dicho ayuntamiento.
Para poder actualizar la herramienta actual es imprescindible el diseño e implementación de los procesos administrativos ya informatizados comentados anteriormente.
El ayuntamiento de Mataró, concretamente el SITT (departamento responsable informático) tiene un interés pionero en la digitalización de todos los procesos administrativos del ayuntamiento, así como en gestionar toda la información que administra actualmente el ayuntamiento. Estas acciones responden a una política de acercamiento hacia la ciudadanía, en base a una estrategia de proximidad mediante herramientas informáticas con el fin de estrechar los vínculos administración – ciudadanía.
El nuevo sistema informático para la tramitación de expedientes debía cumplir, en medida de lo posible, con los siguientes objetivos:
• Optimizar al máximo las tareas de los procedimientos.
• Disponer de una herramienta que centralice y dé soporte a la tramitación de expedientes de estos procedimientos.
• Agilizar los tiempos de tramitación de los distintos expedientes.
• Ejercer un mayor control sobre el estado de las licencias otorgadas y las razones de su otorgamiento.
• Normalizar tanto el procedimiento como la documentación saliente de estos procedimientos.
• Integración del nuevo sistema con otras herramientas actuales de Mataró.
• Ofrecer la posibilidad de poner a la disposición a la ciudadanía la información referente al estado de las solicitudes de licencias, permisos, etc.
ObjetivosConjuntamente con el SITT, Altran CIS ha participado en la valoración de la nueva herramienta Workflow W4. Para ello, se ha realizado un estudio de las funcionalidades ofrecidas por la aplicación e implantado un procedimiento piloto: Registro de Decretos.
El cubrimiento de las expectativas generadas y de los objetivos planteados, tanto por parte del Ayuntamiento de Mataró, como por parte de Altran CIS, propició la adopción de dicha herramienta para la implantación de los trámites del organismo. De este modo, se dio luz verde a la implementación de los procedimientos restantes, de características más complejas.
Metodología de análisis y definición de procedimientos:
• Reuniones de toma de requerimientos.
• Diagramación de los procedimientos
• Validación y elaboración del documento de diseño funcional
• Validación final del informe.
• Implantación en TED.
• Validación en la herramienta de los procedimientos implantados.
• Presentación de la aplicación a toda la organización y las medidas de difusión.
• Sesiones de formación.
• Cierre del proyecto.
Resultados obtenidosAltran CIS ha realizado la redefinición de los procesos, adecuándolos al día a día del ayuntamiento. Además, ha implementado dichos procesos en la nueva herramienta BPM W4.
