Grupo Altran en España

04-06-2008 - Altran CIS (Administración Pública)

Implantación del Tramitador de Expedientes Digital y definición de procedimientos administrativos

Descripción

Todos los ayuntamientos tienen asignadas por ley una serie de competencias, la regulación de las cuales exige el seguimiento de un procedimiento, normalmente definido en la misma normativa, aunque susceptible de adaptación a la metodología y recursos de cada corporación.

El Ayuntamiento del Prat, en un interés pionero para la ordenación de la tramitación de estos procedimientos (que son muchos y su número va en aumento), escogió hace años el TED-Tramitador de Expedientes Digital como herramienta para la mecanización de estos procedimientos. En ese momento, era un verdadero reto para el departamento de informática del ayuntamiento el hecho de llegar a tener mecanizados todos los procedimientos, tarea que, por otro lado, se ha demostrado como casi imposible dado que cada año se atribuyen más competencias a los ayuntamientos y se definen más procedimientos. No obstante, sí están mecanizados los de mayor volumen de expedientes así como los más transversales, que son los más importantes en esta función.

En definitiva, la problemática se basaba en la necesidad de:

• optimizar al máximo las tareas de los procedimientos;
• disponer de una herramienta que centralice y dé soporte a la tramitación de expedientes de estos procedimientos;
• agilizar los tiempos de tramitación de los distintos expedientes;
• ejercer un mayor control sobre el estado de las licencias otorgadas y las razones de su otorgamiento;
• normalizar tanto el procedimiento como la documentación saliente de estos procedimientos.

Objetivos

Se han elaborado sucesivos proyectos de definición de procedimientos e implementación en TED por parte de Altran CIS y de los informáticos del mismo ayuntamiento, a partir del proyecto de formación en diseño TED que se les hizo. Algunos de los procedimientos implementados
son:

• Gestión de Actas de la Secretaría Municipal
• Contratación administrativa (Concurso, Negociado y Menor)
• Licencias de Obras (mayores, menores, primera ocupación, grua, etc.)
• Licencias urbanísticas (parcelación, aprovechamiento, vado, compatibilidad urbanística, canalizaciones, etc.)
• Licencias de Actividades (licencia, revisiones, controles periódicos,
• etc.)
• Responsabilidad patrimonial y civil del ayuntamiento
• Gestión del Patrimonio
• Actuaciones en juzgados
• Objetos perdidos

Metodología de análisis y definición de procedimientos:

• Reuniones de toma de requerimientos.
• Diagramación de los procedimientos
• Validación y elaboración del documento de diseño funcional
• Validación final del informe.
• Implantación en TED.
• Validación en la herramienta de los procedimientos implantados.
• Presentación de la aplicación a toda la organización y las medidas de difusión.
• Sesiones de formación.
• Cierre del proyecto.

Resultados obtenidos

Establecimiento de una nueva cultura organizativa basada en el registro digital de todos los actos del ayuntamiento y la normalización de procedimientos