Sistema de Atención a Demandas de Información Estadística (SAD-TED)
04-06-2008
- Altran CIS (Administración Pública)
En el año 2001, la difusión de la información estadística, incluyendo la respuesta a las demandas de este tipo de información, efectuadas por cualquier persona o entidad, se había convertido en una de las prioridades del Idescat.
Entonces, recibían demandas de elaboración de información estadística por parte de diferentes clientes, por medio de diversos canales (no regularizados) y con tratamientos también muy distintos. Este modo de funcionamiento no respondía a ninguna justificación lógica, sino simplemente era debido a que no se había definido un procedimiento normalizado para estas peticiones, y en función de la subdirección y/o el técnico que recibía el encargo, se elaboraba de una forma u otra. Además, distintas áreas podían responder la misma petición por duplicado, evidenciado una falta de control al respecto.
Entonces, recibían demandas de elaboración de información estadística por parte de diferentes clientes, por medio de diversos canales (no regularizados) y con tratamientos también muy distintos. Este modo de funcionamiento no respondía a ninguna justificación lógica, sino simplemente era debido a que no se había definido un procedimiento normalizado para estas peticiones, y en función de la subdirección y/o el técnico que recibía el encargo, se elaboraba de una forma u otra. Además, distintas áreas podían responder la misma petición por duplicado, evidenciado una falta de control al respecto.
DescripciónProyecto de definición funcional del sistema de atención a demandas de información estadística, que incluía el análisis y definición funcional del procedimiento (que acabaron dividiéndose en dos procedimientos).
Así, se que permite homogeneizar la tramitación y la calidad de las respuestas, y la implantación en la herramienta TED (Tramitador de Expedientes Digital) de dicho procedimiento. Esto facilita la centralización del registro de demandas.
Al ser la primera aplicación corporativa de la organización tuvo mucho apoyo e implicación de la Dirección y de toda la organización.
El proyecto duró un año, porque el análisis y la definición funcional se alargaron más de lo previsto para dar cabida a todas las aportaciones.
ObjetivosMetodología de análisis y definición de procedimientos:
• Reuniones de toma de requerimientos.
• Diagramación de los procedimientos
• Validación y elaboración del documento de diseño funcional
• Validación final del informe.
• Implantación en TED.
• Validación en la herramienta de los procedimientos implantados.
• Presentación de la aplicación a toda la organización y las medidas de difusión.
• Sesiones de formación.
• Cierre del proyecto.
Tiempo de ejecución: 12 meses.
Resultados obtenidos• Procedimiento normalizado, que, juntamente con las directrices marcadas sobre el contenido de las respuestas de demandas estadísticas, hicieron que este tipo de "producto" del Idescat mejorara en calidad general, en tiempos de respuesta, en el control sobre el estado de la respuesta, en quien la lleva a cabo, etc.
• El registro centralizado de los expedientes de demanda, con la estandarización de sus campos, ha permitido la obtención de datos estadísticos, tanto de la gestión de los mismos (tiempos medios de respuesta, etc) como de su contenido (clasificaciones de demandas, etc.)
• Cambios en la forma de trabajar de la organización
